24.04.2012 04:23:45

Эраст Костюк

Решая вопросы управления компанией регулярно приходилось сталкиваться со следующей проблемой -

1. Существует целый набор процедур, которые необходимо выполнять раз в день, раз в неделю, в месяц, в квартал, в год. Например - выписать счета (раз в месяц), проконтролировать документацию (раз в полгода), сделать предложения клиентам по модернизации их систем (раз в год).

2. Данные процедуры выполняют сотрудники. И если критические для компании процедуры, такие как выписать счета, или выписать документы - упустить из вида тяжело, то менее заметные, но не менее важные процедуры - как - например - контроль документации - выполняются тогда, когда про это вспомнит руководитель компании. Вероятность того, что процедуру запустит ответственный сотрудник, если процедура выполняется раз в год - не высока.

Все время рука тянулась как то автоматизировать процесс запуска периодических бизнес-процедур таким образом, чтобы команду на запуск такой процедуры давал некий робот, некий генератор событий.

Я рассматривал различные методы построения такого генератора событий -

1. Напоминания в MS Outlook. Неудобно. Напоминания генерируются индивидуально каждому сотруднику. Нужно индивидуально настраивать Outlook. Можно, конечно, поиграть групповыми задачами или приглашениями, но есть второе неудобство.  Собственно напоминания. С учетом того, что в нашей компании основной инструмент управления - электронная почта - напоминания оказались неудобны. Не возможно - читай почту, следи за напоминаниями, да не забудь еще сходить в Twitter  и в Skype.

Я все же остановился на решении - рассылать такие напоминания как почтовые сообщения. Тогда что?

2. Можно рассылать напоминания из 1С. С учетом того, что управленческая система построена на базе 1С, и 1С умеет рассылать сообщения, мы попытались реализовать эту схему. Не удобно. Необходимо, чтобы 1С была запущена хотя бы у одного сотрудника. 1С не запущена - сообщения не генерируются.

3. Как вариант рассматривали Sharepoint Server в комбинации с общими папками Outlook. На столько сложно, что не воркабельно.

4. Я рассматривал вариант приобретения специального софта.  За 700 рублей можно приобрести набор утилит для Outlook от MAPI Lab. Там есть что-то похожее. Уже рука тянулась оплатить эту историю.

Выход был найден простой и до безобразия элегантный. С появление сервера 2008 R2, его планировщик задач содержит возможность настройки отправки сообщений. Все - настраивай и работает.

- не привязано к запуску какой либо программы - 1С, Outlook - единственным условием работы является включенный сервер.

- не привязано к сотрудникам - сервер сам отправляет сообщения в любое время, на нужных сотрудников или группы.

Единственное ограничение - наличие внутреннего SMTP сервера. У нас этот сервер имеется. У многих он тоже есть. к тому же SMTP Server является компонентой Windows Server и может быть установлен вместе с установкой серверной операционной системы.

Э.В.Костюк.  Руководитель компании. 

Scheuler e-mail | почта | расписание | SMTP | почтовый сервер | бизнес процедуры