28.06.2012 07:00:24

Эраст Костюк

Неоднократно приходилось наблюдать такую картину - руководитель компании, озаботившись вопросом лицензионности используемого программного обеспечения, дает команду приобрести софт. Софт приобретается. Через пару месяцев приобретается что-то еще. И еще что-то приобретается через какое то время. Проходит год-полтора. И что в результате?

1. Приобретен какой то софт, и это отражено в бухгалтерии.

2. Где, у кого лицензии, дистрибутивы от этого софта - ни кто не знает.

3. Что установлено у пользователей - то что куплено, или что-то не лицензионное - тоже ни кто не знает.

В итоге - руководитель компании считает, что у него все лицензионное и его компания чиста перед всеми проверяющими органами. Реальная ситуация не имеет ничего общего с этим мнением руководителя.

У меня по этому поводу все время возникает один и тот же вопрос - все руководители и собственники бизнеса очень внимательно относятся к сохранности уставных документов - это ведь правоустанавливающие документы. А чем в этом смысле отличаются лицензии на программное обеспечение? Это ведь тоже документы, подтверждающие право компании использовать тот или иной софт. За софт заплачены не маленькие деньги - по сути это актив - почему такое небрежное отношение к лицензиям на приобретенный софт? Тут я сразу попрошу прощения за резкость высказываний.

На самом деле способ решения обозначенной проблемы изобретен уже давно. Суть его заключается в том, что необходимо выстроить систему, которая обеспечит контроль приобретенного на организацию программного обеспечения. В иностранной литературе такая система называется SAM - Software Accet Management. В переводе на наш язык - Управление активом "Программное обеспечение". Далее будем оперировать термином SAM.

Что из себя представляет SAM?

По сути это набор процедур, описывающих - что происходит при приобретении ПО, что происходит при установке ПО, что происходит при выбытии ПО, каким образом происходит инвентаризация ПО. Таким образом, набор процедур в сочетании с сотрудником, назначенным выполнять эти процедуры и являются системой.

Среди документов, участвующих в процедурах имеется два наиболее значимых

1.Сводная таблица, показывающая на каких рабочих местах какой софт установлен

2. Папка с копиями (оригиналами) лицензий и копиями бухгалтерских документов, по которым лицензии приобретались. 

Понятно, что в случае проверки эти два документа должны предоставить исчерпывающую информацию, после чего проверяющие могут спокойно развернуться и уйти. 

Но, что гораздо важнее, эти документы дают руководителю компании понимание того, что у него все в порядке с вопросом лицензионности используемого ПО, что бюджеты, которые у него запрашивают на приобретение ПО берутся не с потолка, что эти бюджеты обоснованы, и что в целом в компании в этой части существует порядок.

В продолжение темы следует заметить, что на рынке существует такая услуга, как "SAM аудит". В рамках этой услуги есть возможность пригласить внешних специалистов, которые проведя определенную работу выдадут в результате что-то близкое к генеральной таблице ПО, установленного по рабочим местам, плюс подготовят папку со всеми приобретенными организацией лицензиями и документами на них.

В каком случае требуется провести SAM аудит?

1. Если организация собирается лицензировать используемый софт. В этом случае полезно изучить вопрос - что вообще используется, понять - возможно ли вместо части платного ПО использовать бесплатные аналоги, какие бонусные программы от производителей ПО можно использовать, чтобы оптимизировать стоимость приобретаемого ПО.

2. Если организация в разное время покупала ПО, но в данный момент нет порядка в этом вопросе. SAM аудит имеет смысл провести в плане подготовки к возможной проверке лицензионности ПО.

В любом случае руководителям следует помнить, что SAM Аудит это только первый шаг в построении системы управления активом "Программное обеспечение". И без выстроенной системы работа, проведенная в рамках SAM аудита -  через короткое время потеряет свою актуальность.

PS: Меня, как компанию, которая занимается обслуживанием компьютеров у своих клиентов, можно упрекнуть в том, что мы не выстраиваем систему SAM для своих клиентов. На самом деле это не совсем так. Частично эти работы делаются по умолчанию в рамках договора. С другой стороны - объем работ по полноценному ведению системы SAM достаточно велик. И мы предлагаем эту услугу нашим клиентам опционально и за отдельную плату. Такой пункт есть в каждом договоре, но очень многие клиенты считают, что им не требуется эта услуга, если это приводит к удорожанию договора в целом.

Костюк Эраст, руководитель компании.